EDV in der Schülerbücherei

Wir verwenden als EDV-System "BVS Professional" von der Fa. IBTC. Bei einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis können wir professionelle Bibliotheks-EDV einsetzen,

  • die sehr gut auf unsere Bedürfnisse abgestimmt ist
  • von einem hoch innovativen Hersteller kommt und
  • dabei trotz mächtiger Funktionen absolut einfach zu bedienen ist.

Wir profitieren (und tragen auch bei) von dem Anwendernetzwerk rund um die Softwarelösung, das sich bei meist ehrenamtlich geführten Büchereien herausgebildet hat. Den Kontakt dazu und die volle Integration haben wir über die Kath. Öffentliche Bücherei in Erbach, die uns voll in die Beratung und Schulung eingebunden hat. Dieses Modell kommt bei uns den Nöten im schulischen Bereich sehr entgegen, denn es ist einfach viel zu wenig Geld für Medien und kein Geld für Schulung oder Equipment vorhanden.

Wie wir damit begonnen haben...

Das BVS-Programm ist ein aus der Praxis heraus entwickeltes Programm, das sehr gut die Alltagserfordernisse abdeckt. Die PC-Anforderungen sind gering. Wir nutzen es auf einem PC Pentium75 mit 16 MB Hauptspeicher und 2 GB- Festplatte, den wir für 250 DM aus zweiter Hand erhalten konnten (unter Windows 95). Wir benötigen sonst keinerlei Hardware, auch keinen Drucker, da wir alles komplett über das Programm abwickeln. Wir haben 1999 mit "BVS Lite" begonnen. Diese Software wird für ehrenamtlich geleitete Büchereien mit weniger als 1000 Medien kostenfrei lizenziert. Wir fielen damals unter diese Bedingungen.

Alle unsere Bücher wurden zu Beginn einmal "katalogisiert", das heißt, die Daten dazu (Autor, Titel, Verlag, Inhalt etc) wurden mit dem Programm erfaßt. Daraus bildet sich unser Medienkatalog. Jedes Buch hat eine eindeutige Nummer, bestehend aus JAHR und LFDNR (z.B. 2001/234). Zudem haben wir unsere LeserInnen mit Name, Vorname und Klasse erfaßt. Beides zusammen benötigen wir für die Ausleihe. Die geht so: Schüler kommt mit Buch, wir ermitteln den Schüler in der elektr. Leserliste und geben bei seinem Ausleihkonto die Mediennummer des Buches ein. Fertig! Bei der Rückgabe läuft alles gerade anders herum.

Zur Vorgehensweise bei der Umstellung auf EDV:

1. Konsequentes Aussondern aller Bücher, die unansehnlich, veraltet oder nicht mehr ansprechend waren.

2. Prüfen, ob die Mediennummer und die Rückenschildbeschriftung korrekt sowie der Einband in Ordnung sind.

3. Erfassen des Mediums mit BVS gemäß den Regeln für die alphabetische Katalogisierung in öffentl. Büchereien. Hierzu stehen sog. Datenpools mit über 80.000 Medien zur Verfügung, in denen die entsprechende Titelaufnahme anhand der ISBN-Nummer gesucht werden kann. Das beschleunigt die Erfassung ungemein!

Anschließend können Übersichten in allen Sortierungen erstellt werden: Nach Titel; Autor, Verlag, Erscheinungsdatum, usw.

Die Leser werden erfaßt, sobald sie das erstemal zur Ausleihe kommen. Die Ausleihefrist stempeln wir auf den sog. Fristzettel, der in die Bücher hineingeklebt ist. Das Programm überwacht automatisch die rechtzeitige Rückgabe. Regelmäßig machen wir dann eine Auswertung und erinnern die säumigen Schüler an die Rückgabe.

Über eingebaute Statistikfunktionen können wir die Frequentierung der Bücherei und der Medien beobachten und für Verbesserungsmaßnahmen heranziehen. Das Programm bietet auch eine tolle grafische Darstellung mit farbigen Tortengrafiken usw. (kostenlos dabei). Was übrigens noch kostenlos dabei ist: der sogenannte OPAC, das ist Medienkatalog zur Nutzung durch die Schüler selbst. Dieser kann kostenfrei auf weiteren Rechner in der Schule kopiert werden (z.B. Lehrerzimmer, EDV-Räume usw). Überhaupt kann man im gesamten Datenbestand sehr leicht und effektiv recherchieren.

Und heute...

Wir haben inzwischen alle unsere Medien mit Barcodes versehen, die wir bei Ausleihe und Rücknahme einscannen. So geht das Ausleihgeschäft sehr flott von der Hand. Auch Schülerinnen und Schüler, die nur zeitweise mitarbeiten, können sich sehr schnell die erforderlichen Kenntnisse aneignen.

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Wir arbeiten nun mit BVS Professional, Version 5.0. Inzwischen haben wir auch den Onlinekatalog "eOPAC", damit können alle unsere Medien weltweit und rund um die Uhr im Internet recherchiert werden. Außerdem kann sich jede(r) Leser(in) anhand des persönlichen Ausleihkontos über die ausgeliehenen Medien und die Rückgabefristen informieren. Funktioniert übrigens auch vom Handy oder Handheld/Organzer.

Wir sind sehr zufrieden mit unserer Lösung auf Basis BVS und können das Programm wirklich uneingeschränkt weiterempfehlen. Im Jahr 2003 haben wir ausführlich über unsere Erfahrungen berichtet. Im Jahr 2006 haben wir als Betatester für die neuen Version 5.0 teilgenommen.

Hier noch ein paar Links ins Internet, bei denen Grundwissen und Tipps zur Arbeit mit BVS in einer Bücherei vermittelt werden:

Was wir schon mal öfters gefragt werden:
Wie macht Ihr das mit der Ordnung Eurer Bücher, welche Systematik verwendet Ihr?

Daran hängt eine viel geliebte Frage: wieviel Aufwand wird mit der Systematisierung getrieben...

Erstes Kriterium ist die verwendete Systematik selbst. Wie granular ist sie aufgebaut, verfügt sie über sinnvolle Gruppierungen, damit bei kleinen Beständen die Aufstellung nicht "zerrissen" wird und zusammen gehörendes nicht mehr als solches wahrgenommen wird. Über die Eignung der ASB dafür lässt sich streiten, zumindest steht sie seit 2000 in einer aktualisierten Fassung zur Verfügung.

Ein weiterer Punkt ist die Verständlichkeit der Kürzel, die sich ja auch auf den Medien wiederfindet. Die ASB ist dabei recht kryptisch, denn "U" für "Naturwissenschaften", da muß man erst draufkommen.

Als nächstes: Verbreitung und Zusammenarbeit; unterschiedliche Bundesländer, Bibliothekszugehörigkeit, Medienaustausch usw sind Kriterien. Denn wenn die Medien in einen OPAC eingespielt werden oder Daten ausgetauscht werden, wird die eindeutige Verständlichkeit und Durchgängigkeit für die Anwender des OPAC ausschlaggebend. Deswegen wäre in dem Zusammenhang die eindeutige Empfehlung: einheitlich im Verbundsystem - sonst findet man nichts mehr.

Wir haben hier im Odenwald eine Kooperation zwischen mehreren Schulbibliotheken und einer Kath. Öffentlichen Bücherei, zusammen betreiben wir einen OPAC im Internet, tauschen Bücherkisten mit zugehörigen Mediendaten aus und haben alle zusammen EDV in den Büchereien. Deswegen war für uns klar: eine Systematik.

Zur Verwendung kommt die "SKB-E - Sachbuchsystematik für Katholische öffentliche Büchereien (SKB-E) ". Sie läßt eine sinnvolle Gruppenbildung gerade für kleine Bestände zu, hat sprechende Kürzel, die auch ein Leser versteht (Na = Naturwissenschaften), ist aktuell gepflegt und verfügt über ein zusätzliches Stich- und Schlagwortregister. Diese Systematik ist insbesondere für kleine Büchereien entwickelt worden.

Schülerbücherei der Schule am Sportpark, Erbach/Odenwald

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